Règlements généraux du Groupe TRAQ.
Arrondissement de Charny dans Lévis (Québec)
Mai 2014
1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.1 NOM
Le Groupe TRAQ (Transport sur rail au Québec).
1.2 CONSTITUTION
Le Groupe TRAQ est un organisme sans but lucratif (OSBL) formé en vertu de la 3e partie de la Loi sur les compagnies du Québec.
1.3 SIÈGE SOCIAL
Le bureau principal de l’association est établi dans la ville de Lévis (arrondissement de Charny).
1.4 SCEAU
Le sceau est couvert par la politique d’affichage et est attribué par le C.A. (c.a.).
1.5 DÉFINITION
1.5.1: Réunion : réunion des membres du conseil d’administration.
1.5.2: Association : Le Groupe TRAQ
1.5.3: Assemblée : assemblée générale annuelle et/ou spéciale de tous les membres de l’association.
1.5.4 : Conseil d’administration : c.a.
1.6 DISCRIMINATION
Dans ce document, le masculin est utilisé de façon non discriminatoire. Il est employé dans le seul but d’alléger les textes.
1.7 OBJECTIFS
Le Groupe TRAQ est voué à la défense et la promotion du transport ferroviaire au Québec. L’organisme vise particulièrement à :
1.7.1 appuyer et promouvoir le développement du transport ferroviaire;
1.7.2 appuyer et promouvoir la sécurité de l’exploitation ferroviaire;
1.7.3 appuyer et promouvoir la conservation des infrastructures ferroviaires;
1.7.4 informer le public sur l’histoire et les enjeux ferroviaires;
1.7.5 sensibiliser le public, notamment les jeunes du niveau primaire, aux dangers inhérents à circuler sur les emprises ferroviaires et les inviter à adopter des comportements sécuritaires en tout temps.
1.8 MOYENS
L’association sous l’autorité du c.a., utilise divers moyens pour rencontrer ses objectifs. Mentionnons, à titre d’exemples :
1.8.1 Organiser un colloque ferroviaire annuel regroupant les différents intervenants du monde du rail.
1.8.2 Conserver et diffuser tout document ferroviaire pertinent.
1.8.3 Préserver et rendre disponible, dans la mesure du possible, artéfacts et archives concernant l’histoire et l’industrie du rail.
1.8.4 Publier un bulletin d’information en langue française sur les activités ferroviaires se rapportant principalement au Québec.
1.8.5 Participer à Opération GAREAUTRAIN
1.8.6 Maintenir, à tout le moins, un moyen d’information électronique : site Internet, Facebook, etc...
2. MEMBRES
2.1 ADHÉSION
Est considéré comme membre toute personne, organisme ou entreprise qui est en accord avec les objectifs du Groupe TRAQ et qui a acquitté sa cotisation annuelle.
2.2 RESPONSABILITÉ
Aucun membre ne peut se prononcer ou agir au nom du Groupe TRAQ sans l’autorisation préalable du c.a.
2.3 COTISATION
Chaque nouveau membre doit verser la cotisation annuelle prévue dès sa demande d’adhésion. Au moment du renouvellement, le membre a trente (30) jours suivant la réception de l’avis qui lui sera envoyé pour acquitter les frais requis. Le défaut d’acquitter la cotisation, à l’expiration du délai fixé entraîne la perte du statut de membre.
Le montant de la cotisation est fixé annuellement par résolution du c.a.
2.4 RADIATION
Le c.a. peut radier tout membre qui ne se conforme plus aux règlements de l’association.
- Tout membre radié peut en appeler de cette décision dès la réunion suivante du c.a. La radiation d’un membre ne le libère pas du paiement des contributions dues à l’association jusqu’au jour de la radiation.
- Le c.a. devra remettre au membre concerné, un avis écrit lui indiquant les motifs entraînant sa radiation et l’invitant à venir lui présenter sa version des faits dans les huit jours suivant l’envoi de l’avis.
2.5 DÉMISSION
Un membre peut signifier par écrit, au secrétaire de l’association, son intention de démissionner de l’association. Cette démission prend effet sur réception de cet avis. La démission d’un membre ne le libère pas du paiement des contributions dues à l’association jusqu’au jour de la démission.
3. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
3.1 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
L’assemblée générale annuelle des membres de l’association aura lieu à la date que le c.a. fixe chaque année, et devra se tenir au plus tard, six mois après la fin de l’année financière. Elle sera tenue au siège social de l’association ou à tout autre endroit que pourra fixer le c.a.
3.2 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE
Pour obtenir une assemblé générale spéciale, cinq membres en règle doivent en faire la demande expresse au président, par écrit et incluant le sujet à traiter. Celui-ci convoquera, s’il le juge nécessaire, une rencontre de tous les membres. Aucun autre sujet que celui indiqué sur la demande ne sera traité lors de cette rencontre spéciale.
3.3 AVIS DE CONVOCATION
3.3.1 L’assemblée générale annuelle est convoquée par un avis écrit du secrétaire ou du président de l’association. Il est expédié par la poste aux membres de l’association 30 jours avant la date de l’assemblée. Cet avis doit être accompagné d’un projet d’ordre du jour. Dans le cas d’une assemblée générale spéciale, un courriel ou un appel téléphonique peut remplacer un avis écrit.
3.3.2 L’avis doit être envoyé à la dernière adresse connue.
3.3.3 Lorsqu’un membre veut apporter une modification à l’ordre du jour reçu, il doit la soumettre au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée si cela requiert une décision de la part de l’assemblée; mais il peut la présenter juste avant l’ouverture de la réunion si cela ne requiert pas, de décision de l’assemblée.
3.4 DÉLÉGUÉS
Tous les membres en règle ont droit de participation, de parole et de vote à une assemblée générale des membres. En cas d’absence, un membre peut se faire représenter à l’assemblée générale par un autre membre en règle, qui devra présenter au secrétaire de l’association, au début de l’assemblée, un avis de délégation de vote signé par le membre qu’il représente.
3.5 QUORUM
La participation en personne ou par délégation de douze (12) membres en règle de l’association constitue le quorum. Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblé est déclarée non valide et est annulée sur-le-champ sans autre formalité.
3.6 DÉROULEMENT
Voir l’ordre du jour à l’annexe 1.
3.7 VOTE
3.7.1 Chaque membres ou délégués présent a droit à un seul vote. Toutes les résolutions sont adoptées à main levée, à la majorité simple des voix, sauf lorsqu’une plus grande proportion est exigée par les règlements.
3.7.2 Tout membre ou délégué ayant droit de vote peut demander un vote par scrutin secret. Il y aura scrutin secret si un tiers des membres et des délégués présents se prononce en faveur de cette proposition.
3.8 VOTE PRÉPONDÉRANT DU PRÉSIDENT
Le président de l’association ne pourra utiliser son droit de vote prépondérant qu’en cas d’égalité des votes.
3.9 POUVOIRS DE L’ASSEMBLÉE
Les pouvoirs suivants, qui sont expressément dévolus à l’assemblée générale des membres :
a) recevoir le rapport annuel du président de l’association;
b) recevoir les bilans, le budget et les états financiers de l’association et, à la demande du c.a., nommer le ou les vérificateurs de l’association;
c) étudier le budget annuel présenté par le trésorier ou son substitut;
d) élire les membres du c.a. de l’association;
- autoriser tout emprunt de deniers sur le crédit de l’association.
3.10 NOMINATION DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Les sept (7) administrateurs élus par l’assemblée générale, se réuniront à huis clos afin de nommer les membres qui formeront le nouveau c.a. (voir la section 5).
3.11 PROCÈS-VERBAL
Le procès-verbal de l’assemblée générale sera expédié aux membres lors de la convocation de l’assemblée générale suivante.
4. CONSEIL D’ADMINISTRATION
4.1 COMPOSITION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (c.a.)
Il se compose de sept (7) administrateurs élus par l’assemblée générale des membres.
4.2 DURÉE DU MANDAT
Le c.a. est élu pour un mandat d’une année. Il commence à la date de l’assemblée générale et cesse à la date à laquelle le prochain c.a. sera élu.
4.3 MANDAT
a) Faire respecter les objectifs de l’association en tenant compte des ressources financières;
b) gérer le budget de tous les groupes de travail;
c) demander des subventions aux autorités compétentes;
d) convoquer les membres aux réunions prévues;
e) mener à bonnes fins les projets, les activités et maintenir les services;
f) protéger les documents, photos, livres, bouquins, collections et autres éléments d’archives.
g) prendre toutes initiatives visant à améliorer la visibilité de l’association.
4.4 POUVOIRS
Le c.a. possède, entre autres, les pouvoirs suivants :
a) Admettre les membres et percevoir les cotisations;
b) administrer les affaires courantes de l’association;
c) présenter à l’assemblée générale un rapport de ses activités;
d) préparer l’ordre du jour des assemblées générales;
e) prendre toutes initiatives pouvant assurer le développement de l’association, incluant l’embauche de personnel rémunéré;
f) déterminer le lieu des réunions du c.a., des assemblées et de tous les autres évènements;
g) après en avoir discuté lors de deux réunions consécutives: modifier et adopter le présent règlement avec le consentement unanime des membres formant le c.a. considérant que ces modifications devront être entérinées lors de la prochaine assemblée générale annuelle;
- établir des succursales ou filiales au Québec.
- nommer un directeur administratif.
4.5 RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le c.a. doit se réunir au minimum quatre (4) fois par année.
4.6 LIEU DES RÉUNIONS
Les réunions ont lieu au siège social du Groupe TRAQ ou à tout endroit fixé par le président ou le c.a.
4.7 AVIS DE CONVOCATION
Un avis écrit d’au moins huit (8) jours est requis pour convoquer une réunion. Il doit contenir l’ordre du jour et être expédié par le secrétaire. Si tous les administrateurs y consentent, la réunion peut avoir lieu sans avis écrit de convocation. L’omission de la transmission de l’avis de convocation n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions prises par le c.a.
4.8 QUORUM
Le quorum d’une rencontre du c.a. est de quatre (4) membres.
4.9 DÉROULEMENT
Voir l’ordre du jour à l’annexe 1.
4.10 VOTE
Chaque administrateur possède un vote à l’exception du Président (vote prépondérant en cas d’égalité des votes). Toutes les décisions se prennent à la majorité des voix.
4.11 VACANCE
Tout poste est déclaré vacant si un administrateur décède, démissionne, s’absente sans raison valable à trois réunions consécutives ou s’il ne remplit plus les conditions requises pour le bon fonctionnement général du c.a.
4.12 DÉMISSION
Si un administrateur démissionne ou est démis de ses fonctions en vertu de l’article précédent; le c.a. peut désigner un remplaçant s’il le juge nécessaire. Les administrateurs demeurant en fonction peuvent toutefois continuer à agir malgré la ou les vacances.
4.13 PROCÈS-VERBAUX
Le procès-verbal de la réunion précédente devrait accompagner l’avis de convocation et l’ordre du jour.
5. LES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.1 DÉSIGNATION
Les membres formant le c.a. sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et trois administrateurs.
5.2 RÉMUNÉRATION
Aucun administrateur ne sera rémunéré.
5.3 DÉLÉGATION DES POUVOIRS
Un membre du c.a. pourra voter par procuration lors de prise de position de tout sujet l’intéressant, à condition qu’il fasse parvenir sa procuration au moins 48 heures avant la date de ladite réunion, au local du groupe ou au secrétaire de l’association. Chaque procuration devra être signée par deux membres du c.a., incluant sa propre signature.
5.4 RÔLE DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.4.1 PRÉSIDENT
Il préside les rencontres du conseil et des assemblées des membres. Il voit à l’exécution des décisions du c.a. En tant que porte-parole officiel du Groupe TRAQ, il voit à établir et à maintenir les relations entre l’association et ses partenaires ainsi qu’avec la Ville de Lévis. En tout temps, il peut désigner et mandater un autre porte-parole pour le remplacer.
5.4.2 VICE-PRÉSIDENT
En cas d’absence du président, ou si celui-ci est empêché d’agir, le vice-président a les mêmes pouvoirs que le président et en assume les obligations.
5.4.3 SECRÉTAIRE
Il rédige tous les procès-verbaux et les contresigne. Il envoie les avis de convocation et les communiqués aux membres ainsi qu’aux administrateurs. Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le c.a. Il gère le courrier interne et participe au bon fonctionnement de l’association.
5.4.4 TRÉSORIER
Il a la responsabilité des fonds et des livres de comptabilité. Il effectue un suivi précis des biens et des dettes, des recettes et des déboursés. Il dépose les fonds et les valeurs du Groupe TRAQ dans la ou les institutions financières qui lui sont indiquées par le c.a.
5.4.5 ADMINISTRATEURS
Ils accomplissent toutes les tâches qui leur sont confiées par le c.a.
5.5 COMITÉ DE DIRECTION
5.5.1 COMPOSITION
- Le comité de direction est composé du président, du vice-président, du secrétaire et du trésorier.
- Le c.a. peut baliser le mandat et les pouvoirs du comité de direction.
5.5.2. MANDAT ET POUVOIRS
- Le comité de direction assume les pouvoirs du c.a. pour traiter des affaires urgentes qui ne peuvent être reportées à la prochaine réunion du c.a. dans les limites définies par le c.a., le cas échéant.
- Toute décision du comité de direction doit être entérinée par le c.a. lors de sa prochaine réunion.
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
6.1 BUDGET
Le budget est déterminé par le c.a. et il est adopté par l’assemblée générale annuelle. Il doit prévoir, outre la réalisation des objectifs, les dépenses d’administration et de fonctionnement de ladite association.
6.2 ANNÉE FINANCIÈRE
L’exercice financier se termine le 31 décembre de chaque année.
6.3 LIVRES ET COMPTABILITÉ
Les livres de comptabilité sont tenus par le trésorier, lequel doit les mettre à jour afin qu’ils soient en tout temps vérifiables.
6.4 EFFETS BANCAIRES
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires seront signés par les personnes désignées à cette fin par le conseil d’administration.
6.5 CONTRATS
Les contrats et autres documents impliquant le Groupe TRAQ doivent être approuvés par le c.a. Après avoir été approuvés, ils seront signés par le président ou par le directeur administratif.
COMITÉS
7.1 CRÉATION
Le c.a. peut former tout comité jugé utile à la bonne marche des affaires de l’association et y nommer les personnes-ressources de son choix.
7.2 RESPONSABILITÉS
Tous les comités sont consultatifs. Ils doivent répondre aux mandats exigés par le c.a. Toute décision ayant un aspect financier doit être approuvée par le c.a.
DIRECTEUR ADMINISTRATIF
Sous la supervision du c.a., le directeur administratif quand il y en a un de nommé, voit aux affaires courantes de l’association et effectue un suivi des décisions (voir article 6.5).
ANNEXE 1
Projet d’ordres du jour
Assemblée générale annuelle
- Ouverture de l’assemblée et constat du quorum.
- Nomination d’un président et d’un secrétaire d’assemblée.
- Lecture et adoption de l’ordre du jour.
- Lecture, suivi et adoption du procès-verbal de l’année précédente.
- Rapport du conseil d’administration.
- Étude des comptes.
- Nomination d’un président et d’un secrétaire d’élection.
- Élection des membres du conseil d’administration.
- Rencontre à huis-clos pour nommer les membres du c.a.
- Affaires nouvelles.
- Fermeture de l’assemblée.
Assemblée générale spéciale
- Ouverture de l’assemblée et constat du quorum.
- Nomination d’un président et d’un secrétaire d’assemblée.
- Lecture de la convocation et preuve de sa publication.
- Exposé du but de la rencontre (assemblée).
- Fermeture de l’assemblée.
Réunion du conseil d’administration
- Ouverture de l’assemblée et constat du quorum.
- Lecture, ajout d’autre(s) point(s) s’il y a lieu et adoption de l’ordre du jour.
- Lecture, suivi et adoption du procès-verbal de la dernière réunion.
- Suivi du procès-verbal.
- Rapport du comité d’administration.
- Présidence, vice-présidence et secrétariat.
- Trésorerie.
- Éditeur de la revue TRAQ.
- Directeur administratif ou un membre du c.a. nommé à ce poste.
- Comités et les groupes de travail.
- Affaires nouvelles.
- Date de la prochaine rencontre et clôture.